Entrevistas de candidatos en empresas Ágiles: 7 puntos clave

Hay algo que tiene en común la totalidad de los empleados de una empresa a excepción de sus fundadores… todos ellos pasaron por un proceso de selección (e incluso estos últimos también lo hicieron en otras empresas).

He acudido probablemente a más de 100 entrevistas desde mis comienzos en diferentes países y  vivido situaciones tan particulares como que se me indique que se necesitará disponer de 4 horas para pruebas psicológicas, foto actualizada a color  con la mejor sonrisa y brillo de ojos, o se efectuará una entrevista grupal donde el “concursante” que responda la pregunta difícil será quien se llevará el premio mayor.

El caso más extraño lo he leído en el diario El País de España donde el entrevistador lanzó en una entrevista grupal un billete de euros e indicó que quien lo alcanzase obtendría el trabajo. Esto fue cierto para uno de sus candidatos, pero a costo de una costilla rota obtener 1 mes de baja debido a su lesión.

He visto también en los últimos años a las empresas obsesionadas con ofrecer nuevas formas de entregar valor de negocio a sus clientes, lo que se ha traducido con preguntas sobre casi todo… desde gestión visual, SAfe, Scrum, prácticas de programación, preguntas sobre horario flexible, motivación, preferencias de pagas extras, pago por objetivos, etc. etc, pero… ¿Cómo seleccionamos personas cuando sabemos que serán de un equipo Ágil?

¿Deberíamos pensar que es algo aceptable llevar adelante un proceso de selección defectuoso sin que ello afecte la creación de valor posterior hacia los clientes?

“Usar un marco de trabajo Ágil y olvidar la importancia de la selección de candidatos es un error.”

Evidentemente la creación de valor de una empresa reside en las personas y que tan fuertes son las conexiones o vínculos existentes entre estas; y de ello no existe duda alguna desde el punto de vista científico o práctico. Está claro entonces que las organizaciones son sistemas complejos y por ello cada interacción o adición generará variabilidad y sus consiguientes repercusiones en todas las áreas de la empresa.

“En la Agilidad damos una importancia mayúscula a los individuos, lo que también implica que respetamos que nos brinden su tiempo para concurrir a una entrevista de trabajo.”

Una nueva persona definirá quienes seremos como organización, reafirmará nuestros deseos, el tipo de individuos futuros que atraeremos y cuales serán nuestros valores núcleo y aquellos deseables de obtener.

Es por ello que el “nacimiento” o gestación de una posible adición es algo sensible que deberá ser minuciosamente planeado y llevado adelante.

Regla #1 – Transparencia y visibilidad
La transparencia y visibilidad son características necesarias en la Agilidad, por lo que es inaceptable que durante una entrevista de trabajo:

  • Solamente se encuentre la persona de recursos humanos o su futuro jefe durante la entrevista
  • Quienes soliciten la reunión no se encuentren posteriormente en ella por contar con tareas más importantes
  • Los entrevistadores se retiren o realicen interrupciones de la reunión por temas de mayor relevancia
  • Para el caso de realizarse de forma telefónica, esta se lleve adelante fuera de la hora pactada
  • Al finalizar la entrevista no se informe debidamente de los próximos pasos
  • Se solicite foto, fecha de nacimiento o género en el currículum vitae
  • No se pague el traslado para el caso que la entrevista se realice lejos de la ciudad del candidato. 

Estas reglas son en general sentido común, pero no así práctica común en muchos sitios.

Regla #2 – Establecer un vínculo receptivo
Para el caso que  una entrevista se realice de forma telefónica con hora pre-establecida, siempre se deberá consultar primero al candidato:

  1. Si esperaba la llamada
  2. Si es un buen momento para hablar

Esto no solamente apoyará la idea de que el individuo es valioso para la organización (¡y ciertamente lo es!), sino que establecerá un vínculo receptivo y de respeto inicial.

Regla #3 – Simplificar el proceso y gestar confianza
Si se piensa en utilizar una  herramienta para la comunicación, se deberá considerar primero si no existe un método  más sencillo que cumpla con el objetivo; por ejemplo, una llamada telefónica podría ser más que suficiente en vez de emplear Skype o Google hangout. Esto también se deberá aplicar a la burocracia requerida.

“La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.”

Es fundamental tener presente que una entrevista de trabajo es un momento clave e íntimo donde se expondrá al candidato a los valores de la organización desde los primeros pasos. Es infinitamente más caro tratar de infundir respeto y confianza más adelante en el proceso que establecer ello desde el principio.

Regla #4 – Crear la noción de equipo desde el comienzo
Las personas que compartirán el día a día deberán estar presentes desde la primera reunión al menos por unos minutos, y se podrá incrementar ello en la entrevista siguiente. Este es un momento clave para explicar cómo se trabaja en la empresa, cuales son los valores del equipo y aquellas características esperables que éste aporte o re-afirme, ya sea a nivel personal o técnico. Un punto clave a conocer son aquellas áreas, formas de trabajo o tecnologías del grupo que podría motivar al entrevistado. De nada sirve cumplimentar o buscar un role o lista técnica de deseables en una persona si el individuo no estará motivado para hacer el trabajo.
Recuerda que los individuos técnicos que a su vez poseen conocimientos globales de otras cosas, tienen una mayor capacidad para producir juicios más acertados (modelo de conocimiento en forma de “T”). Esto es un requerimiento en personas que vayan a trabajar en equipos Ágiles (Scrum, Kanban, DSDM, etc).

“Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo. “

 

Es común que se vea la inversión inicial de tener que asistir a las entrevistas por parte de los miembros de un equipo como tiempo mal invertido o perdido y se trate de delegar la actividad a jefes o Recursos Humanos. Esta acción, que puede parecer inofensiva, es en perjuicio mayor para la organización. El proceso de crecimiento de la empresa y el camino de la innovación y creación de valor para sus clientes y futuros prospectos dependerá claramente de las nuevas adiciones. Serán esas nuevas personas quienes dinamizarán y mantendrán a la empresa “en forma” y alejada del sedentarismo y círculo de seguridad. 

Regla #5 – Hacer conocer el sueldo desde el principio e incluso antes de la entrevista.
Para muchas empresas esto es tabú y no publican el sueldo inicial y en muchos casos piden a los candidatos que expresen cuanto desearían ganar. Ello siembra desconfianza y desestimula en etapas posteriores la gratitud hacia la organización.

Regla #6 – Explicar claramente el sueldo de que consta y sus descuentos.
Normalmente ésta parte ocurre siempre en la segunda entrevista, aunque recomiendo que sea un tema tratado en la primera. Para aquellas empresas que no se habitúan a informar el sueldo o tienen variabilidad “inexplicable” dentro de puesos similares, recomiendo cambiar a la utilización de una fórmula matemática clara que se emplee para calcular los nuevos sueldos de personas de equipos Ágiles. Esto normalmente requiere cambios de importancia en la organización

  1. Suponiendo que se desea una persona con conocimientos de:
  • Java
    • Integración continua
    • Hibernate
    • Jbox
    • Birt
    • JSF
    • Más de 3 años de experiencia en Java

Imagínate que se cuenta con un sueldo base de entre 40.000 y 55.000 $ o Euros al año, aquí se deberá inicialmente identificar el conocimiento principal y sus deseables. Suponiendo que Java e Integración Continua sean los núcleo, esto será igual a 40.000 puntos.

                            Java + Integración continua  = 40.000 puntos

  1. Luego se tendrán que calcular los deseables (en este caso 15.000 / 5).

                          Hibernate, 2.Jbox, 3.Birt, 4.JSF, 5.Más de 3 años de experiencia en Java = 3.000 puntos cada uno.

  1. En la reunión de entrevista inicial, que exista una conversación informal entre un miembro del equipo donde trabajará el candidato y este para elegir de común acuerdo un valor en escala de 1 a 3 representando el nivel de conocimiento.

                       1. Soy un experto
                       2. Lo manejo muy bien
                       3. Conozco muy poco

Por ejemplo, si el nivel de conocimiento de JBox es 3 (Conozco muy poco), entonces el resultado será:

                          Deseable / Conocimiento = Valor añadido
3000 / 3 = 1.000

  1. Compartir la fórmula con el candidato y el resultado del sueldo que se le pagará explicado al mismo el sistema de cálculo.

                           Sueldo Final = Sueldo Base + (Deseable1 / Conocimiento) + (Deseable2 /Conocimiento)… etc.

  1. Finalmente en caso de estar de acuerdo, invitar al candidato a concurrir un día a la empresa para probar una jornada con el equipo y ver otras áreas núcleo, como ser comunicación, colaboración, etc.

Como puedes ver es un sistema sencillo pero poderoso, ya que apoya el pensamiento Ágil. Recuerda que el utilizar la fórmula implicará que la empresa debará en algún momebto migrar el resto de los empleados a esta fórmula.

Regla #7 – Obtener retroalimentación.
Finalmente, el entrevistador deberá solicitar retro-alimentación al terminar con la entrevista para conocer aquellos aspectos que podrían ser mejorados, tanto sea para brindar mayor claridad o apoyar de alguna forma al candidato.

“A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.”   

Recuerda que en tiempo de crisis, son los candidatos o nuevas adiciones los reyes que apoyarán la adaptación y supervivencia  de la organización, por lo que su pasaje por la empresa deberá ser siempre una experiencia de clase “A”.

Trata que la entrevista sea un viaje de preguntas donde se oriente a la persona hacia un travesía que le haga experimentar el role para el cual se está presentando, en vez de ser un conjunto de preguntas claves.

En general cuando realizo entrevistas a Scrum Master o futuros coaches, suelo tener una conversación informal sobre el role de unos 45 minutos a 1 hora sobre sus preferencias, lo pongo en situaciones hipotéticas que tendrá que vivir en la compañía basado en mi conocimiento de la organización, así como también trato de conocer las fortalezas y debilidades de la persona. La entrevista debe ser una invitación para que el candidato sea él mismo para la compañía en particular. Autenticidad es algo precioso, difícil de describir y debe ganar ello sobre la persona corporativa que algunas organizaciones esperan.

Una vez realizada la entrevista, es tiempo de crear un gráfico de radar que tenga los puntos claves las diferentes áreas y la opinión al respecto.

radar

Este corresponde a un candidato real que se postulaba para el puesto de Scrum Master y que tenía mucha experiencia en empresas donde se había adaptado el marco de trabajo de Scrum a medida de las disfuncionalidades de la organización.

Luego suelo compartir el mismo con el equipo u otras personas de la compañía, siempre dando contexto de cada uno de los puntos. En muchos casos, éste es utilizado posteriormente por el equipo para poder conocer que áreas necesitará apoyar o el candidato para prepararse para el puesto una vez confirmado el mismo.

Finalmente, dar la posibilidad al candidato de probar con el equipo 1 o 2 días con todos los gastos pagos antes de dar su confirmación es una buena idea.

Gracias por escucharme,
Erich.

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