Lidera y planifica un cambio en Scrum y Lean

Hay que reconocer que a algunas personas de la empresa les gusta el cambio mientras que otras prefieren tenerlo lejos y si es posible tan distante como verlo en otra empresa. En mi entrada sobre como introducir cambios comenzé a hablarte sobre como iniciar y gestionar un cambio en tu compañía, sin embargo, ahora quiero ir a algo bastante más específico que es lo referente a cambios y tipos de personalidades.

Resistencia institucional y cambios hacia Agile parte 1parte 2

A grades rasgos, podemos ver que las personas usualmente se pueden englobar dentro de las siguientes 4 categorías:

1. Los que lideran el cambio
2. Aquellos que quieren conocer el porqué del mismo
3. Los que no tienen problemas en seguir cualquier cosa que se plantee
4. Aquellos que quieren divertirse experimentando el cambio

Ahora bien, las personas son individuos con una vida muy rica y no estoy sugiriendo que se encajonen todos ellos, pero comprender las divisiones te ayudará a comunicar cualquier cosa que desees de forma efectiva e inteligente.

personalidad

Cada tipo de personalidad (que veremos a continuación) requiere una estrategia diferente de comunicación e ignorar esto puede disminuir el liderazgo y aumentar los problemas presentes y futuros. Scrum Masters y otros tipos de líderes mecesitan tenerlo presente si quieren ser eficientes, mejorar los resultados y generar menos desperdicio y conflictos en la empresa.

Tipos de personalidad
Imagínate un día en tu empresa, observa a las personas que tienes a tu alrededor, ¿Puedes ver alguna diferencia entre las formas en las que ellas se comunican y realizan las tareas? Ahora detente por un segundo y pregúntate… ¿Si envío un mensaje será comprendido por todos de la misma forma?

personality4

Evidentemente no, y por ello deseo que conozcas los distintos tipos de personalidades y una herramienta que te ayudará a liderar mejor. Cada una de ellas no solamente digerirá la información de distinta forma, sino que también los tiempos y vías de comunicación serán diferentes. Tenemos entonces 4 tipos de personalidades:

1. impacientes
2. Super sociables
3. Confiables
4. Detallistas

A su vez, las personas pueden ser una mezcla de ellas, pero el comprender el tipo específico te ayudará a preparar una estrategia efectiva siempre que desees introducir un cambio en la empresa.

Los impacientes
Son aquellas personas que son firmes de carácter, de alguna forma comercialmente agresivas, que no tienen mucho miedo del riesgo y que sienten comodidad en plantear nuevos escenarios o salirse del círculo de comodidad. Generalmente son líderes que tienen cierto control e influencia y les gustan las cosas terminadas.

Los super-sociables
Estas personas suelen ser divertidads, siempre con buenas intenciones, populares y les atrae el interactuar constantemente con otras personas. Normalmente les gusta mucho hablar, se reunen en la cocina u otro espacio común, conocen todo lo que está pasando y los rumores pero no así en lujo de detalles.  Ellos tienen gran capacidad de comunicación, pueden influenciar a muchas personas y son un grupo esencial a la hora de convencer gente sobre las ventajas de un cambio.

Los confiables
Suelen ser callados y reservados, poco se sabe de su vida privada, les gusta hacer bien su trabajo y terminarlo antes de irse a casa. Tienen gran lealtad hacia la empresa y normalmente son muy observadores. No les gusta tomar decisiones y prefieren no verse involucrados en una confrontación. Este tipo de personas prefieren la estabilidad al cambio.

Los detallistas
Ellos aman su trabajo siempre y cuando sea bien estructurado y necesitan ser convencidos con hechos que les demuestre que realmente se requiere un cambio que modifique su rutina del día a día. Son muy metódicos, están orientados a la calidad y les lleva mas tiempo digerir la información y los cambios que a los demás.

Estratégias a seguir
Como te comenté anteriormente, el no tener en cuenta a los tipos de personalidad puede hacerte caer en la trampa de querer introducir un cambio en la empresa emplando un modelo único de comunicación, lo que pude traer en sí resultados desastrosos.

Visualiza ahora a las personas que hay en tu organización y trata de imaginarte a cada una de ellas con un valor de cero a 100%; por ejemplo:

Juan
Impaciente…10%
Sociable…….100%
Confiable……0
Detallista……0

Ahora piensa en como te comunicas o como lo hiciste en las últimas veces que planificaste un cambio y verifica si tu estrategia fué la correcta.

Los signos de las personalidades
Existen otros signos que pueden ayudarte a distinguir los distintos tipos de personalidades y así planificar mejor la estrategia:

Super-sociables
Son aquellos que se escuchan primero en una reunión (ej. retrospectiva de Scrum), se ven en la cocina o hablando con otros grupos, se mueven mucho y tienden a dar siempre su opinión cuando incluso nadie se las pide. En general son los que se comprometen a terminar cosas imposibles o mas grande de la capacidad actual y en muchas ocasiones no lo hacen.

Confiables
Están en general en su lugar de trabajo, no bastante conservadores, tienen sus escritorios organizados, no les gustan los riesgos y se vuelven incluso menos comunicativos cuando las cosas andan mal o hay perspectiva de que algo no funcione como se espera. Observarlos es una buena señal, por ejemplo, indicarle a un Scrum master que hay un problema de fondo que no se está abordando.

Impacientes
Generalmente se aburren cuando hay conversaciones largas y les gusta ir al punto, tomar una decisión y seguir adelante. No les importan los rumores, quieren ver resultados. Puedes hablarles y tratar de convencerlos, pero ellos están orientados a los resultados, única consa que los convence.

Detallistas
Se visten de forma conservadora, son tranquilos y reservados, suelen ser buenos en los puestos donde se requiere análisis. Les gusta discutir los temas en profundidad y prefieren realizar un buen análisis o investigación antes de dar una opinión. Pueden sentirse inicialmente incómodos al comenzar a aplicar el marco de Scrum, sobre todo por su aparente falta de planificacion.

Cuando planeas un cambio, los super-sociables son los primeros que deben ser convencidos o informados de los beneficios del cambio, a los impacientes deberás convencerlos con los resultados que se obtendrán del cambio, a los confiables planificar una ruta de trabajo que pueda de forma gradual modificar su forma de trabajo pero permitirles de alguna forma mantener la satisfacción de terminar sus tareas e ir a casa. Por último, a los detallistas se les deberá brindar información adicional, quizá asisitiendo a más reuniones, teniendo la oportunidad de analizar el cambio y siempre escuchar sus puntos de vista.

Mejorar la introducción de cambios en una empresa es quizá una de las cosas más dificiles cuando se desea crear una cultura de mejora contínua. Las personas deben asimilar la costumbre de constantemente ser capaces de examinar los procesos, cambiar y restructurar ellos, para luego empezar a trabajar nuevamente en el próximo cambio. Un buen lider deberá siempre:

1. Emplear una estrategia de comunicación
2. Reafirmar las acciones o aspectos positivos
3. Ser confiable y transparente
5. Emplear retrospectivas a todos los niveles
4. Reafirmar las ideas y repetirlas siempre de diferentes formas

Recuerda, si hay que dar noticias no gratas, es siempre importante que lo hagas de forma transparente y apuntes a cada grupo con la estrategia adecuada. Si por ejemplo las personas tienen un miedo importante, atacarlo, si se corren rumores, hacer un email de preguntas y respuestas que clarifique y dejar las puertas abiertas a todas aquellas posibles consultas. Una vez, por ejemplo, que las personas comiencen a tener miedo de perder su puesto de trabajo, la batalla para introducir los cambios serán siempre una tarea cuesta arriba.

Recuerda…. gestionar el cambio y liderar está relacionado con gestionar las expectativas y emociones de las personas cuando hay periodos de incertidumbre.

Los resultados a esperar
Ten siempre en cuenta que cambiar comportamientos lleva mucho tiempo. No puedes esperar que las cosas se modifiquen de la noche a la mañana, sobre todo si las personas lo han hecho de la misma forma por años. Pueden haber temores, resistencia, inconsistencias y comodidad personal, la que puede llevar a una negativa inicial.

El cambio sin cambio
Si el cambio no es introducido adecuadamente, en muy posible que en pocas semanas las cosas vuelvan a ser como eran antes.

badLeader

Hay algunos factores que te podrán dar una pista temprana sobre el cambio de estrategia; apenas los veas actúa.

  • Encontrar que las personas duermen menos por el estrés generado, se sienten cansados y bajan su rendimiento.
  • Cambian sus hábitos de comida, lo hacen más rápido, en su escritorio y consuman más azúcares para tener más puntos altos.
  • Se ven más inquietos y ejercen presión sobre otros, lo que generará más estrés y la posibilidad de una bajada en la calidad de las actividades (desarrollo, testing, etc).
  • Enfermárse más, no sentirse bien o no estar motivados a venir a trabajar.
  • Fumar más, lo que hará que estén menos tiempo en sus puestos de trabajo.
  • Tener desbalances emocionales, lo que puede también poner a los clientes nerviosos, sobre todo si ellos trabajan en el sitio del cliente.
  • Personas que llegan tarde (por dormir mal) y se van temprano, lo que generará una atmósfera de trabajo delicada.
  • Personas tomándose vacaciones más frecuentemente, lo que cargará a los restantes miembros del grupo para terminar las tareas y de esta forma aumenta más el estrés.

Como ves, puede darse el peor escenario que es un círculo vicioso donde los niveles de estrés aumenten exponencialmente, degradándose las actividades, aumentando el riesgo de no entregar en tiempo, destruyéndose la confianza con tu cliente y finalmente aumentando la posibilidad de acusar a una o varias personas de los resultados por la falla global (entre los cuales puedes estar tu).

Lo que deberás tener en cuenta
Planifica la comunicación y presta atención a los roles en tu empresa basado en los tipos de personalidad.

  • Qué comunicar y como
  • Explicar porqué el cambio es necesario
  • Identificar los beneficios
  • Ofrecer transparencia y detalles para aquellos que lo soliciten
  • Involucrar a las personas siguiendo mi recomendación anterior
  • Ofrecer seguridad y mostrar liderazgo dando la posibilidad de un ciclo de retro-alimentación que permita mejorar el cambio original

Piensa siempre antes de los tipos y elabora una etsrategia, siempre educa a las personas para que se sientan parte del cambio y si es necesario toma notas con las sugerencias.

Comienza a utilizar estas herramienta y seguramente verás los cambios y resultaods más pronto, de forma efectiva y duradera.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s